Beoordelingskader Interbestuurlijk Toezicht 2024

• Begroting die voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV);
• begrotings-wijzigingen;
• jaarstukken;
• raadsstukken
• verordeningen ex. artikel 212 en 213 Gemeentewet
• beleidsnota’s conform deze (financiële) verordeningen in het kader van de P&C cyclus.

Aan de hand van criteria in Gemeentewet en landelijk beleidskader financieel toezicht.
Interpretatie van de genomen maatregelen om begroting en meerjarenramingen sluitend te maken.

1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en,
2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en,
3. Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk
   relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden.
   Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het
   weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht laag

Begroting vergt geen goedkeuring.

• Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2
  x per jaar).
• Monitoren begrotingswijzigingen.
• Themaonderzoeken.
• Onderzoek programmarekening met accountantsverslag.
• Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of,
2. de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of,
3. er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht gemiddeld

Begroting vergt geen goedkeuring.

• Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek.
• Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar).
• Monitoren van herstelmaatregelen/be-grotingswijzigingen.
• Het zijn van sparringpartner.
• Themaonderzoeken.
• Onderzoek programmarekening met accountantsverslag.
• Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

1. Geraamde uitgaven en inkomsten zijn niet structureel en reëel in evenwicht en,
2. uit meerjarenbegroting is niet aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld. Ook kan er sprake zijn van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Deze onderwerpen onderbouwen mede de kleuring.

Intensiteit toezicht hoog

• Goedkeuring begroting/begrotings-wijzigingen noodzakelijk.
• Besluit inrichting toezichtregime.
• Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (> 5 x per jaar).
• Afspraken rondom termijn herstel.
• Monitoren van herstelmaatregelen.
• Het zijn van sparringpartner.
• Themaonderzoeken.
• Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.
• Facultatief: het houden van een begrotingsscan (i.s.m. BZK).
• Onderzoek programma rekening met accountantsverslag.

De hoofddocumenten van de beleidscyclus:

• Begroting
• (meerjarig) probleem- en risicoanalyse.
• Meerjarig beleid.
• (meerjarig) uitvoeringskaders als strategieën en werk instructies
• Jaarlijks programma.
• Jaarlijks evaluatie rapportage.
• Verordening uitvoering en handhaving.
• Beslis- en aanbiedings-documenten.
• Omgevingsplan/of tijdelijk omgevingsplan tot 01-01-2032
• Omgevingsvisie
• Verordening uitvoering en handhaving.
• En bij steekproef en/of melding: de dossiers.

Interpreteren van de criteria uit de Omgevings-wet, Omgevingsbesluit, Besluit activiteiten leefomgeving (Bal), Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl). Beoordeling van de werking van de beleids- en uitvoeringscyclus (big 8); Ook de VTH component van het domein Omgevingsrecht (voorheen WRO) wordt hierin betrokken.

Rapportage & evaluatie:

• Probleemanalyse en risicoanalyse.
• Verantwoording werkzaamheden, afspraken, doelen en prioriteiten.
• Beleidsevaluatie

Strategisch beleidskader:

• Actueel en volledig VTH beleid (activiteiten, prioriteitenstelling, doelen, methodiek van monitoring en evaluatie, afspraken over samenwerking en afstemming).
• Capaciteit in de begroting.

Operationeel beleidskader

• Beleidsdoelstellingen en indicatoren.
• Strategieën (toezichtstrategie, sanctiestrategie en vergunningenstrategie).

Planning:

• Tijdige vaststelling uitvoeringsprogramma vóór 1 januari en evaluatierapportage vóór 1 april.
• Uitvoeringsdoelen
• Voorgenomen werkzaamheden
• Benodigde en beschikbare financiële en personele middelen;
• Verbinding tussen doelen, activiteiten en capaciteit.
• Inzichtelijk maken van risico’s bij afwijken ambitieniveau.

Voorbereiding en uitvoering

• Werkprocessen, procedures en de bijbehorende informatievoorziening.

Monitoring:

• Indicatoren en verzamelde informatie.
• Voortgangsbewaking van doelen en uitvoeringsprogramma.

Control:

• (Risico) Beoordeling van de verzamelde informatie.
• Eventuele wijzigingen in het programma en/of beleid.
• a. Beoordeling van de uitwerking van de big-8 naar risicothema’s. Deze risicothema’s zijn nu:
  • Verordening Uitvoering en handhaving
  • Laatste versie kwaliteitscriteria;
  • Borging van de overige (thuis)taken;
  • Kwaliteitsdoelen;
  • Rapportage aan de Raad.
  • Horizontale controle/ verantwoording.
  • Consequenties en risico’s van de besluiten.
• b. Themaonderzoeken en/of reality check:
  • Goede doorwerking Big-8;
  • Voldoen aan de (wettelijke) eisen.

Inzicht in uitvoering en handhaving

Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria.

Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld.

Intensiteit toezicht: laag

• Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar.
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving

Onvolledig sluitende beleids- en uitvoerings-cyclus.

Een stap is onvolledig of ontbreekt en/of.

Geen of onvoldoende zicht op verbetering (op verbeterpunt(en)).

Intensiteit toezicht: gemiddeld

• Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar.
• Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving
• Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar
• Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime.
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje-toezicht regime vallen (steekproef)

Uitvoering en/of handhaving onvoldoende

Niet sluitende beleids- en uitvoeringscyclus.

Een of meer stappen uit de big-8 ontbreken volledig.

Eén of meer jaren oranje en onvolledig zicht op verbetering

Intensiteit toezicht: hoog

• Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar.
• Bestuurlijk overleg en afspraken
• Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar.
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandig-heden daar aanleiding toe geven, als gemeenten
  onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef).
• Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing)

• Ruimtelijke overleggen tussen provincie en gemeenten waarvan de verslaglegging goed wordt gedocumenteerd.
• Omgevingsplannen en buitenplanse omgevings-planactiviteiten die aan de provincie worden voorgelegd.
• Hoofdocumenten beleidsregels

• Er is één omgevings-visie per gemeente voor het hele grondgebied van de gemeente, het overgangsrecht in acht nemende.
• Er is één omgevings-plan per gemeente voor het hele grondgebied van de gemeente, het overgangsrecht in acht nemende.
• Het omgevings-document, voldoet aan de inhoudseisen en terminologie uit de Omgevingswet en aan de digitale standaarden (STOP/TPOD).
• Wordt toegezien op provinciale belangen bij ruimtelijke ontwikkelingen.

Intensiteit toezicht: laag

• Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar.
• Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen.
• Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

Intensiteit toezicht: gemiddeld

• Ambtelijk contact: maatwerk
• Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten.
• Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood

Intensiteit toezicht: hoog

• Ambtelijk contact: maatwerk
• Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten.
• Opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg

Jaarlijkse horizontale verantwoording door zorgdrager aan de raad/algemeen bestuur door middel van bijvoorbeeld KPI’s1 of vergelijkbare rapportage.

Op grond van:

• Archiefwet, Archief-besluit en Archief-regeling en aanvullend beleidskader archieftoezicht;
• bestaande (inter-) nationale normen voor archief- en informatiebeheer.

Op basis van:

• jaarlijkse toezending van de door het verantwoordelijk orgaan vastgestelde rapportage;
• risicobeoordeling op basis van achterstanden in archiefbewerking en/of vernietiging, achterblijvende werking kwaliteitssysteem, ondernomen acties op aanbevelingen, staat van archiefruimten; en
• verificatie- en inspectiebezoeken.

Zorg voor en beheer van archief op orde

Intensiteit toezicht: laag

Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar.

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen

Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet-zwaarwegende) aspecten niet op orde

Intensiteit toezicht: gemiddeld

Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's).

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPI-rapportage.

Zorg voor en beheer van archief op meerdere zwaarwegende aspecten niet op orde

Intensiteit toezicht: hoog

Frequentie algemeen inspectiebezoek, met extra nadruk op de risico's: 2x per jaar (waarvan 1x monitoring voortgang).

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar + meerdere aanvullende actualisaties per jaar op de aanbevelingen van gedeputeerde staten.

• Maandelijkse realisatie-cijfers van het Rijk via het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en realisatie-cijfers uit het Taakstelling-volgsysteem (TVS);
• (regionale) overleggen met gemeenten, corporaties, COA en Vluchtelingenwerk;
• indien beschikbaar: rapportages van gemeenten met daarin aantoonbare huisvesting.

Op grond van:

• Wettelijke half-jaarlijkse taakstelling: gemeenten dienen elk half jaar de gehele taakstelling te realiseren. Deze bestaat uit de nieuwe taakstelling, inclusief een voorsprong of achterstand uit vorige periode(n). Gemeenten dienen de wettelijke taakstelling te realiseren en de eventuele achterstand in te lopen.
• Realisatiecijfers van het COA en uit het TVS.

NB:
Zelfhuisvestingen en aantoonbare feitelijke huisvestingen worden meegenomen bij de beoordeling over de taakstelling. Dit geldt ook voor ‘huisvestingen in de pijplijn’ die in het TVS staan of schriftelijk kunnen worden aangetoond.

De provincie neemt in haar oordeel over de achterstand eventuele omstandigheden buiten de macht van de gemeente mee, bijvoorbeeld onvoldoende koppelingen op 1 april of 1 oktober.

Op het moment dat de gemeentelijke cijfers afwijken wordt contact gezocht met zowel de gemeente en het COA om in overeenstemming tot de juiste cijfers te komen.

• Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n)

Intensiteit toezicht: laag

• Maandelijks monitoren voortgang.
• Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen.

• Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt

Intensiteit toezicht: gemiddeld

• Tweewekelijks monitoren voortgang.
• Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen.
• Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regievoerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling).
• Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang.
• Indien na 3 maanden (halverwege de taakstellingperiode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg.

• Niet voldaan aan de acties en termijnen die gesteld zijn om de achterstand in te lopen.

Intensiteit toezicht: hoog

• Tweewekelijks monitoren voortgang.
• Gemeente ontvangt vooraankondiging juridische interventie.
• Elke 6 weken is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang.
• Indien de verwachting is dat de gemeente niet (tijdig) aan haar verplichtingen zal voldoen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg over een besluit tot in de plaatsstelling met laatste termijn, en zo nodig feitelijke indeplaatsstelling.

Documenten van beleidscyclus:

• (Meerjarig) beleid;
• Actuele Erfgoedverordening (al dan niet opgenomen in het Omgevingsplan)
• Verordening gemeentelijke adviescie.
• Omgevingsvisie/ omgevingsplan
• Beslis- en aanbiedingsdocumenten

En bij steekproef en/of melding: de dossiers.

Interpreteren van de criteria uit de Omgevingswet en bijbehorende wet- en regelgeving:

Beleid:

• Inzicht geven in de wijze waarop aanwijzing en instandhouding/bescherming van erfgoed wordt geborgd (o.a. duurzaamheid).
• Inzicht geven in de beleidscyclus: hoe zijn advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving geborgd en hoe wordt omgegaan met klachten en meldingen.
• Omgevingsvisie besteedt aandacht aan de bescherming van erfgoed.
• In het Omgevingsplan zijn regels opgesteld ten behoeve van de bescherming van erfgoed.

Planning:

• Tijdige vaststelling uitvoeringsprogramma voor 1 januari.
• Voorgenomen werkzaamheden.
• Benodigde en beschikbare financiële en personele middelen.

Uitvoering:

• Voldoende en deskundige personeel voor de taakuitoefening volgens de kwaliteitscriteria (toelichting geven op kwaliteitscriteria).

Themaonderzoeken en/of reality checks:

• Goede doorwerking van de cyclus beleid en uitvoerig.
• Voldoen aan de (wettelijke) eisen.

Gemeente waarborgt de instandhouding/bescherming van erfgoed voldoende.

De uitvoering & handhaving wordt meegenomen bij domein Omgevingswet.

Intensiteit toezicht: laag

• Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 keer per jaar.
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).

Gemeente waarborgt de instandhouding/ bescherming van erfgoed onvoldoende.

De uitvoering & handhaving wordt meegenomen bij domein Omgevingswet

Intensiteit toezicht: gemiddeld

• Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar.
• Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving.
• Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime.
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje-toezichts- regime vallen (steekproef).

Gemeente waarborgt de instandhouding/bescher-ming van erfgoed nauwelijks tot niet.

De uitvoering & handhaving wordt mee genomen bij domein Omgevingswet

Intensiteit toezicht: hoog

• Ambtelijk gesprek over bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar
• Bestuurlijk overleg en afspraken
• Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef)
• Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing).