Kostensoorten bij aanvraag subsidies

Gepubliceerd op 22 juli 2022

Begroting

Wij vragen voor bijna al onze subsidieregelingen om een begroting en dekkingsplan. Wij beoordelen de begroting op basis van de twee kostensoorten die hieronder worden beschreven. Ook leest u hier wanneer ze voor subsidie in aanmerking komen en wanneer niet.

Als van de kostensoorten wordt afgeweken dan staat dit in de betreffende subsidieregeling. Lees daarom altijd de volledige tekst van de subsidieregeling in het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022.

Welke twee kostensoorten gebruiken wij?

De twee kostensoorten zijn:

Personeelskosten van de aanvrager (en eventueel het samenwerkingsverband)

Wij gebruiken voor de loonkosten drie berekeningen die hieronder verder worden beschreven.

Personeelskosten van medeoverheden komen alleen voor subsidie in aanmerking als sprake is van minimaal één van de volgende situaties:

  1. er is sprake van ureninzet van personeel in vaste dienst dat tijdens de subsidieperiode aantoonbaar werktijduitbreiding krijgt of wordt vervangen door tijdelijke inhuur;
  2. er is sprake van ureninzet van personeel in vaste dienst dat niet gedekt op de begroting van de medeoverheid staat en ureninzet van de eigen uren moet terugverdienen.

Kosten van derden

Dit zijn kosten van:

  • geleverde materialen;
  • geleverde diensten;
  • de aankoopkosten van machines en apparatuur. Daaronder vallen ook bijkomende kosten zoals licenties voor software en de onderhoudskosten van een machine of apparatuur;
  • de bestedingen van een medeoverheid door middel van subsidieverlening aan derden;
  • de verzekeringspremies, lunches en andere vergelijkbare kosten die door de aanvrager gemaakt worden om inzet van vrijwilligers te faciliteren.

De aanvrager kan de gemaakte kosten van derden bewijzen met facturen, betaalbewijzen of een subsidiebesluit.
Kosten van arbeid van derden komen voor subsidie in aanmerking tot een maximum van € 130,- per uur exclusief btw.
Btw komt alleen voor subsidie in aanmerking als de aanvrager de btw over de activiteiten niet met de Belastingdienst kan verrekenen of via het Btw-compensatiefonds kan compenseren. Btw is niet van toepassing op particuliere aanvragers.

Berekening van de loonkosten

Wij gebruiken drie berekeningen voor de interne loonkosten:

  1. Uurtarief tot maximaal € 130,- dat als volgt is berekend: bruto jaarloon, gedeeld door 1.836 uur, vermeerderd met een opslag van 50% voor indirecte kosten. Dit is een uurtarief dat wordt gebruikt voor ureninzet van personen die in loondienst zijn. Indirecte kosten zijn de overheadskosten inclusief huisvestingskosten. Bij een parttime dienstverband worden de personeelskosten naar verhouding berekend.
  2. Vast uurtarief van € 40,-. Een onderbouwing van het uurtarief is dan niet nodig. Een vast uurtarief kan worden gebruikt voor:
    • ureninzet van personen die in loondienst zijn;
    • ureninzet van personen die niet op de loonlijst staan zoals bij een zelfstandig ondernemer, eenmanszaak, vennootschap onder firma (v.o.f.), maatschap of een directeur-grootaandeelhouder;
    • ureninzet van samenwerkingspartners die geen medeaanvrager zijn.
  3. IKT. Dit is een uurtarief dat wordt gebruikt voor ureninzet personen die in loondienst zijn. Het IKT-tarief voldoet aan de volgende voorwaarden:
    • er is bij de aanvrager sprake van een stelselmatig en volgens een vast patroon gehanteerde berekening van het uurtarief;
    • het uurtarief is gebaseerd op bedrijfseconomische toegestane berekening, waarin directe personeelskosten en algemeen indirecte kosten inclusief huisvesting opgenomen kunnen worden;
    • het uurtarief is op een transparante en begrijpelijke wijze vooraf berekend;
    • het uurtarief bevat geen debetrente, boetes, provisies, financiële sancties, winstopslagen, gerechtskosten, voorzieningen voor mogelijke toekomstige verliezen of lasten, wisselverliezen, terugvorderbare indirecte belastingen, schulden en onvoorziene kosten;
    • het uurtarief is niet meer dan € 130,- per uur.
Wanneer komen de kostensoorten voor subsidie in aanmerking?
Welke kosten komen niet voor subsidie in aanmerking?

Als ze voldoen aan de volgende voorwaarden

  • In de betreffende subsidieregeling komen deze kosten voor subsidie in aanmerking.
  • De kosten houden direct verband met de activiteiten (toerekenbaar).
  • De aanvrager kan de kosten uitleggen en bewijzen met offertes en na afloop van de subsidie met facturen, betaalbewijzen of een subsidiebesluit (aantoonbaar).
  • De verhouding tussen de activiteiten en de kosten daarvan is redelijk (acceptabel).
  • Uit de begroting blijkt dat de kosten, met de hulp van de gevraagde subsidie, gefinancierd kunnen worden.
  • De gevraagde subsidie is minimaal € 1.000,- of hoger.
    Soms moet de gevraagde subsidie zelfs hoger zijn. Dit staat dan bij de betreffende subsidieregeling beschreven.
  • Er is voor dezelfde activiteit geen andere subsidie van ons ontvangen.

Dit zijn:

  • Kosten die gemaakt zijn vóór het indienen van de subsidieaanvraag. U mag dus nog niet gestart zijn met de activiteiten op het moment dat wij de subsidieaanvraag ontvangen.
  • De kosten van de voorbereiding en het indienen van de subsidieaanvraag.
  • Boetes, kosten van juridische bijstand voor rechtszaken, bankdiensten, financieringen, debetrente en leges.
  • Vergoedingen die vrijwilligers, stagiaires en meewerkende studenten ontvangen voor de hun ureninzet.
  • Kosten van het aankopen, gebruiken of waardevermindering van grond.
  • Kosten voor het inhuren van een subsidieadviesbureau of andere subsidiebemiddelaars.
  • De in de begroting opgenomen onvoorziene kosten. Voor deze kosten zijn op het moment van de aanvraag namelijk geen duidelijk aanwijsbare activiteiten bekend. En het is onzeker of deze kosten gemaakt gaan worden.

NB Soms komen deze kosten wel voor subsidie in aanmerking maar dan staat dit in de betreffende subsidieregeling beschreven.

Meer informatie

De volledige wettekst en een toelichting op de kostensoorten kunt u nalezen in het Uitvoeringsbesluit Subsidie Overijssel 2022 (Ubs), hoofdstuk 1, artikelen 1.2.5 tot en met 1.2.9.