Eindverantwoording en vaststelling van uw subsidie

Gepubliceerd op 11 juli 2022

Na afloop van uw project stuurt u ons bijna altijd een eindverantwoording

Hiermee toont u aan dat u de activiteiten waarvoor u subsidie kreeg ook inderdaad heeft uitgevoerd. Wij noemen dit officieel een 'verzoek tot vaststelling'.
De hoogte van de subsidie (arrangement) bepaalt wat wij willen ontvangen als eindverantwoording. In de brief (verleningsbeschikking) die u ontvangt staat wat u moet meesturen. De eindverantwoording kunt u als bijlage(n) meesturen met het formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling'.

Hieronder leest u meer over de drie arrangementen.

Direct naar de digitale formulieren:

Arrangement 1: subsidies tot € 25.000,- (geen eindverantwoording)

Subsidies lager dan € 25.000,- worden bij de verlening ook direct vastgesteld. Dit betekent dat als uw project is afgelopen u geen verantwoording hoeft in te dienen.
U moet wel een administratie bijhouden. Dit is nodig omdat wij er bij een mogelijke controle om kunnen vragen. De subsidieadministratie bestaat tenminste uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. De documenten bewaard u na afloop van de subsidieperiode maximaal één jaar.

Uitzonderingen

  • Als u voor 4 april 2018 een subsidie heeft ontvangen waarbij er sprake was van staatssteun dan moet u na afloop van uw project wel een vaststelling indienen!
    In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.
  • Subsidies waarvoor een Sisa-verantwoording geldt (alleen voor medeoverheden).

Arrangement 2: subsidies van € 25.000,- tot € 125.000,- (eindverantwoording over de prestaties)

Bij subsidies tussen de € 25.000,- en € 125.000,- vragen wij altijd om een verantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee waarin u beschrijft in welke mate de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen zijn uitgevoerd. Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.
Ook moet u een administratie bijhouden. De subsidieadministratie bestaat tenminste uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. Dit is nodig omdat wij er bij een mogelijke controle om kunnen vragen. De documenten bewaard u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer de eindverantwoording ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

Wanneer moet u ook kosten verantwoorden?

Als er bij uw subsidie sprake is van staatssteun of als door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden, dan stellen wij uw project vast op de werkelijk gemaakte kosten. In het formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling' vult u die kosten in volgens de kostensoorten.

Arrangement 3: subsidies van € 125.000,- of meer (eindverantwoording over de prestaties én kosten)

Bij subsidies van € 125.000,- of hoger vragen wij altijd om een inhoudelijke verslag en een kostenverantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nul vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.

In het formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling' vragen wij u om de kostenverantwoording van de werkelijke kosten in te vullen. Dit is een overzicht van alle kosten die u voor de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen, gemaakt heeft. U hoeft deze dus niet apart mee te sturen. Bij een eventuele controle kunt u met uw administratie aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt. De subsidieadministratie bestaat tenminste uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. De documenten bewaart u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

U hoeft geen financiële documenten meer mee te sturen bij de eindverantwoording

Het gaat om de volgende documenten:

  • Een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten of een bestuursverklaring.
  • Een financieel verslag of gespecificeerde uren- en/of kostenverantwoording.
  • Een controle verklaring van de accountant.

Deze gegevens vragen wij nu uit in het formulier 'Indienen verzoek tot vaststelling' in het onderdeel Kostenverantwoording. Er zijn uitzonderingen.

Uitleg

Gedeputeerde Staten hebben besloten om de controle verklaringen af te schaffen, met terugwerkende kracht tot 1 juli 2011. Het gaat om verleende, maar nog niet vastgestelde subsidies. Hiermee verlagen wij de administratieve lasten zodat u ons sneller een financiële verantwoording kunt toesturen.

Heeft u al kosten gemaakt voor het opvragen van de controle verklaring?

Deze kosten blijven gewoon voor subsidie in aanmerking komen als dit in de brief stond. De subsidie voor de controle verklaring is tot maximaal het genoemde subsidiebedrag in uw brief.

Voor welke regelingen moet u nog wel een controle verklaring meesturen?

POP 3 subsidies provincie Overijssel - Agrarisch natuurbeheer Overijssel - Kwaliteitsimpuls natuur- en landschap Overijssel en Natuur- en landschapsbeheer 2016 - Rivierdijken - Bodemsanering Bedrijfsterreinen Overijssel - Innovatiefonds Overijssel II B.V. en Innovatiekrediet Overijssel -Wet personenvervoer 2020 en Samenwerkingsovereenkomst Asbestbodemsaneringsopgaven 2016-2022 Overijssel.

Voor deze regelingen moet u dus nog steeds een controle verklaring van uw accountant, zie documenten hieronder, meesturen als dit in uw brief als verplichting is opgenomen.

Eindverantwoording van subsidies voor 1 juli 2011
Uitstel van de eindverantwoording aanvragen

Heeft u subsidie ontvangen vóór 1 juli 2011?

In uw brief leest u welke voorwaarden wij hebben gesteld. Voor enkele regelingen zijn speciale voortgangs- of vaststellingsformulieren gemaakt. Dit staat in uw brief. De speciale formulieren staan bij de bijbehorende subsidieregeling. Als de regeling is vervallen dan kunt u het formulier vinden op onze pagina Indienen rapportage, wijzigings- en vaststellingsverzoek.

Staat het document dat u zoekt er niet bij of heeft u andere vragen, stuur dan een mail naar subsidie@overijssel.nl.

Lukt het niet om de eindverantwoording op tijd in te dienen?

Vraag op tijd uitstel aan met het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek'. Geef in het formulier duidelijk aan waarom uitstel nodig is. Een directe link naar het formulier vindt u bovenaan deze pagina.

Let op: als u te laat bent of ons geen verantwoording stuurt als wij daarom gevraagd hebben, dan kan dit gevolgen hebben op de hoogte van uw subsidie. Lees meer over de meldingsplicht.

SiSa-verantwoording

Medeoverheden moeten bij subsidies waarvan de middelen beschikbaar gesteld zijn door de Rijksoverheid, via een Specifieke uitkering (SPUK), de werkelijke uitgaven verantwoorden volgens het Single information, Single audit-principe (SiSa-verantwoording). Dit moet jaarlijks voor 15 juli gebeuren en geldt voor alle arrangementen.

Als er sprake is van een meerjarige subsidie dan wordt een aanvraag tot vaststelling ingediend binnen 13 weken na de laatste SiSa-verantwoording.