provincie Overijssel

Stap 1: Indienen van een bruikleenverzoek

Bruikleenverzoeken worden in behandeling genomen nadat een schriftelijke aanvraag via post of e-mail is ontvangen. 
De aanvraag dient de volgende informatie te bevatten:

1. Contactgegevens (naam, adres enzovoort) van de organisatie en de contactpersoon.
2. Omschrijving van de objecten. Indien dit nog niet duidelijk is, vindt overleg plaats tussen het depot en de bruikleennemer. Een bezoek aan het depot en bekijken van diverse voorwerpen is aan te bevelen.
3. Reden van de bruikleen (expositie, onderzoek)
4. Gewenste begin,- en einddatum van de bruikleen
5. Omschrijving van de beveiliging en klimaatomstandigheden of invullen van het Faciliteitenrapport.
    

Stap 2: Goedkeuring bruikleenaanvraag

Bij de afweging van het verzoek wordt o.a. gekeken naar de volgende zaken:

• Zijn de voorwerpen beschikbaar voor de bruikleenaanvraag?
• Zijn de voorwerpen op de standplaats voldoende beveiligd tegen diefstal? Om dit te controleren kan inspectie van de standplaats ter plaatse plaatsvinden.
• Draagt de instelling zorg voor de verzekering van de voorwerpen? De verzekering gaat in op het moment dat de voorwerpen het Provinciaal Archeologisch Depot verlaten en eindigt als de voorwerpen weer terug zijn in het Provinciaal Archeologisch Depot (van spijker tot spijker').

Stap 3: Bruikleenafhandeling

Na goedkeuring van het bruikleenverzoek wordt het bruikleencontract opgesteld door de depotbeheerder. Dit contract wordt ondertekend door de depotbeheerder en vervolgens wordt het in tweevoud via de post opgestuurd aan de bruikleennemer. Deze stuurt één, door hem/haar ondertekend, exemplaar terug naar de depotbeheerder. Het contract kan ook op de dag van transport ter plekke ondertekend worden. In het contract worden tevens de verzekeringswaarden per object genoemd.

Stap 4: Bruikleentransport

Zodra de depotbeheerder het ondertekende bruikleencontract heeft ontvangen, kunnen de voorwerpen worden vervoerd naar de nieuwe standplaats. De verpakking geschiedt door de depotbeheerder, vervoer komt voor rekening van de bruikleennemer.

Stap 5: Terugkomst

Vóór afloop van de bruikleenperiode wordt de bruikleen teruggezonden. Bruikleennemer neemt hiervoor contact op met het depot voor een afspraak. Indien gewenst kan er een verzoek worden ingediend voor verlenging van het bruikleencontract Verpakking geschiedt door de bruikleennemer. De objecten dienen op eenzelfde wijze te worden verpakt als bij de heenreis, voldoende ondersteund door papier of noppenfolie en in dezelfde kratten en dozen. Indien op de kratten en dozen inventarisnummers van de in bruikleen genomen objecten staan aangegeven, dan de objecten met betreffende nummers weer in de juiste kratten/dozen retour doen.

Faciliteitenrapport

Voor beoordeling van het bruikleenverzoek dient de bruikleengever over informatie te beschikken over de omstandigheden waaronder de bruikleenobjecten bij de bruikleennemer zullen worden vervoerd en tentoongesteld. Het gaat daarbij om de volgende informatie:

1. In welk gebouw worden de bruikleenobjecten geplaatst?
2. Op welke wijze worden de bruikleenobjecten tentoongesteld (vitrine/open ruimte)?
3. Fluctueert de temperatuur in de ruimte waar de bruikleenobjecten worden tentoongesteld gedurende dag/nacht en werkdagen/weekenden met meer dan 5 graden?         
4. Is het periodiek erg vochtig of droog in de ruimte waar de bruikleenobjecten worden tentoongesteld?                                     
5. Bevinden zich binnen een straal van 1 meter van de bruikleenobjecten zaken als:

   a. verwarmingsbronnen
   b. vochtopeningen (deuren/ramen/luchttoevoer)
   c. waterleidingen

6. Op welke wijze worden de bruikleenobjecten beveiligd?

7. Waar worden (indien van toepassing) de bruikleenobjecten voorafgaande aan en na afloop van de tentoonstelling opgeslagen?