provincie Overijssel

Omschrijving

Als je een evenement gaat organiseren kun je deze checklist gebruiken als hulp bij de voorbereiding.

Wat moet je doen

Bij het organiseren van een evenement is het altijd goed vooraf na te denken over de opzet, de uit te nodigen personen/instanties en de verzorging van het geheel.
Neem in ieder geval tijdig contact op met de coördinator Evenementen van de eenheid Facilitaire Dienstverlening (evenementenorganisatie@overijssel.nl)..

Voorbereiding van een evenement

• Wat is het doel van het evenement.
• Voor wie wordt het evenement georganiseerd (N.B. meertalig ja/nee, bijvoorbeeld inzet tolken).
• Datum en tijdstip.
• Locatie:
  - intern;
  - extern (voldoende parkeergelegenheid en/of nabij NS-station?).
• Welke sprekers, onderwerpen en thema's.
• Briefing sprekers, onderlinge afstemming van de inhoud, spreektijden.
• Opstellen programma.
• Draaiboek en tijdschema opstellen.
• Opstellen budget:
  - is financiële dekking geregeld?
  - doorberekening kosten v. materieel en personeel?
• Genodigdenlijst maken (inclusief adressen).
• Uitnodiging maken en versturen (evt. eerst vooraankondiging):
  - antwoordkaart;
  - routebeschrijving.
• Aanmeldingen bijhouden, bevestigen.
• Badges deelnemers maken.
• Schrijven van toespraken.
• Aandacht voor pers.
• Attenties deelnemers.
• Geschenk sprekers
• Muziek/muzikanten, artiesten (live of mechanisch).
• Fotograaf.
• Congresmap.
• Zaalinrichting:
  - podium, forumtafel, inschrijf/ontvangsttafel, stand;
  - opstelling: met/zonder tafels, theateropstelling/carré (u-vorm), aantal plaatsen;
  - zaalmicrofoons (interruptiemicrofoon);
  - verdere aankleding (d.m.v. bijvoorbeeld planten).
• Benodigdheden sprekers:
  - wel/geen spreekgestoelte;
  - flipover, overhead, laptop, beamer, scherm;
  - standaardmicrofoon, handmicrofoon (draadloos of met snoer), reversmicrofoon.
• Catering:
  - bij ontvangst;
  - tijdens bijeenkomst;
  - na afloop;
  - eventueel lunch of diner (in buffetvorm, walkingdiner of uitserveren).
• Tafelschikking en naambordjes maken.
• Bordjes 'gereserveerd' voor het reserveren van zitplaatsen in zaal.
• Bewaakte of onbewaakte garderobe.

Op de dag van het evenement

• Inrichting inschrijving/ontvangsttafel.
• Bewegwijzering.
• Controle zaalinrichting.
• Controle geluidsinstallatie/audiovisuele middelen.
• Reserveren plaatsen VIP's, sprekers en pers.
• Bezetting receptie/garderobe/inschrijftafel.
• Begeleiding VIP's, sprekers en pers.
• Deelnemers inschrijven.
• Uitreiking badges en eventueel congresmap/documentatie.
• Attenties en geschenken gereedhouden.