HIer vind je informatie die je nodig hebt bij de aanvraag tot vaststelling van je subsidie.
Verantwoording en vaststelling
Verantwoording en vaststelling
Wanneer je subsidie hebt ontvangen moet je in een aantal gevallen achteraf een verantwoording overleggen. In de verleningsbeschikking staat precies wat wij aan verantwoording verwachten.
Sinds de inwerkingtreding van het uitvoeringsbesluit Subsidies Overijssel 2011 (Ubs 2011) is de mate van verantwoording en de vorm ervan onder andere afhankelijk van de hoogte van de subsidie (arrangementensystematiek). Op deze pagina lees je wat de arrangementensytematiek betekent voor de vaststelling van een subsidie en vind je de documenten die je nodig kunt hebben bij je aanvraag tot vaststelling.
NB: de arrangementensystematiek geldt alleen voor aanvragen die na 1 juli 2011 zijn ingediend. Wanneer jouw aanvraag van eerdere datum is geldt het Ubs 2007. In de beschikking kun je lezen welk Ubs van toepassing is en wat er precies van je wordt verwacht aan verantwoording.
Subsidies tot 25.000 euro (arrangement 1): direct vaststellen
Wanneer de subsidie lager is dan 25.000 euro wordt de subsidie bij verlening gelijk vastgesteld. Je hoeft dan achteraf geen verantwoording in te dienen.
Subsidies vanaf 25.000 tot 125.000 euro (arrangement 2): verantwoording over de prestaties
Wanneer de subsidie tussen 25.000 en 125.000 euro bedraagt moet je altijd een aanvraag tot vaststelling indienen. Dit moet uiterlijk binnen 13 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond, of binnen een in de regeling of verleningsbeschikking op te nemen afwijkende termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat:
- de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht;
- aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.
Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten
Soms komt het voor dat door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden. Als dat zo is kan de provincie bepalen dat de subsidieontvanger met een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten mag aantonen dat de activiteiten zijn verricht. Of dit op jouw subsidie van toepassing is lees je in je verleningsbeschikking. Je maakt hiervoor gebruik van het fomulier "verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (154 Kb, rtf)".
Subsidies vanaf 125.000 euro (arrangement 3): verantwoording over de kosten en prestaties
Wanneer de subsidie 125.000 euro of hoger is moet de subsidieontvanger altijd een aanvraag tot vaststelling indienen. Dit moet uiterlijk binnen 13 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond, of binnen een in de regeling of verleningsbeschikking op te nemen afwijkende termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat:
- een inhoudelijk verslag;
- een kostenverantwoording, eventueel aangevuld met een accountantsverslag (controleverklaring) dat voldoet aan het controleprotocol.
Inhoudelijk verslag
Uit het inhoudelijk verslag blijkt dat:
- de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht;
- aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.
Kostenverantwoording
Uit de kostenverantwoording blijkt:
- Wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten is;
- wat, indien van toepassing, de stand van de egalisatiereserve is;
- wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief de bijdrage van derden is, en;
- wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.
Gedeputeerde Staten kunnen aanvullend hierop nog een controleverklaring vragen. Je hoeft alleen een controleverklaring in te sturen als dit expliciet staat vermeld in de verleningsbeschikking. De controleverklaring moet worden aangeleverd volgens het controleprotocol. Download hier het controleprocotol (128 Kb, pdf) en de controleverklaring (56 Kb, rtf).
Specifieke voortgangs- en vaststellingsformulieren
Voor sommige regelingen gelden specifieke voortgangs- of vaststellingsformulieren. Of er voor jouw subsidie een dergelijk formulier van toepassing is kun je lezen in je verleningsbeschikking. Lees meer over regelingspecifieke formulieren.
Staat het document dat je zoekt er niet bij? Neem contact op met het subsidieloket, telefoon 038 499 8380. Bereikbaar tijdens kantooruren.
Meld eventuele wijzigingen in het project of de prestaties altijd tijdig
Voor elke subsidieontvanger geldt de meldingsplicht. Wanneer er na verlening van de subsidie iets verandert in het project of de activiteiten waarvoor je de subsidie ontvangt, moet je dit aan ons melden. Lees meer over de meldingsplicht.
