Meldingsplicht

Wat moet ik melden?

Als je de verplichtingen die verbonden zijn aan de subsidie niet na kunt komen moet je dat melden bij de provincie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

• wijziging van de prestaties
• vertraging in de uitvoering
• wijzigingen in de subsidiabele kosten
• wijzigingen in de begroting of
• stopzetting van het project of de activiteiten
• ontbinding van de rechtspersoon
• wijziging in de financiële en organisatorische verhoudingen met derden
• wijziging in de statuten

De provincie beoordeelt dan of de wijziging aanleiding is om de subsidie aan te passen. Je ontvangt dan een wijzigingsbeschikking.

Wanneer moet ik wijzigingen melden?

Meld wijzigingen altijd zo vroeg mogelijk, uiterlijk binnen twee weken nadat de wijziging plaatsvindt. De provincie kan dan, indien nodig en mogelijk, de subsidieverlening aanpassen.

Hoe meld ik wijzigingen?

Meld wijzigingen altijd schriftelijk of per e-mail bij de provincie onder vermelding van het zaaknummer dat je in de beschikking vindt. Geef duidelijk aan wat er wijzigt en waarom. Geef ook aan of je een wijziging van de subsidie wenst. Bijvoorbeeld als het project langer duurt dan voorzien, wil je misschien de einddatum van de subsidie laten aanpassen. Of wanneer afgesproken prestaties niet zullen worden uitgevoerd wil je misschien de subsidie naar beneden laten bijstellen.
Let op: het verhogen van de subsidie is nooit mogelijk. Als het project wordt uitgebreid en je denkt ook voor deze nieuwe activiteiten subsidie te kunnen ontvangen moet je een nieuwe aanvraag indienen. Dit kan op dezelfde wijze als de oorspronkelijke aanvraag.

Wat gebeurt er als ik iets niet (tijdig) meld?

Wanneer je wijzigingen niet tijdig meldt gaan wij over tot handhaving. Je loopt dan de volgende risico's:

• je krijgt minder subsidie 
• je krijgt een controlebezoek van ons
• je verleningsbeschikking wordt ingetrokken of op nihil vastgesteld
• je kunt worden opgenomen in ons onregelmatighedenregister

Wat is het onregelmatighedenregister?

Het onregelmatighedenregister is een vertrouwelijk provinciaal register waarin subsidieontvangers worden opgenomen bij wie "onregelmatigheden" zijn geconstateerd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je geen melding maakt van een wijziging van feiten en omstandigheden die invloed heeft op de hoogte van het subsidiebedrag. 
Opname in dit register kan betekenen dat bij een eventuele volgende subsidie voor jou strengere voorschriften gelden, wij meer of vaker zullen controleren of zelfs een nieuwe aanvraag preventief afwijzen.

Als je in het onregelmatighedenregister wordt opgenomen informeren wij je hierover in de vaststellingsbeschikking. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Indien de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde, tussenpersoon of bemiddelingsbureau, dan wordt deze ook geregistreerd.
De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van drie jaar in het provinciale register opgenomen, of langer als er een juridische procedure aan verbonden is die langer loopt.
Het onregelmatighedenregister voldoet aan de voorwaarden van de Wet Bescherming persoonsgegevens en is niet openbaar.