Kostensoorten

Gepubliceerd op 25 mei 2018

Wij gebruiken vijf soorten kosten

Alle subsidieaanvragen worden in principe beoordeeld op basis van de vijf kostensoorten. Het kan echter voorkomen dat één of meerdere van deze kostensoorten toch niet in aanmerking komen voor subsidie. Dit geven wij dan altijd aan bij de betreffende subsidieregeling. Lees daarom altijd de volledige regeling in het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2017.

Hieronder leest u welke vijf kostensoorten wij gebruiken en wanneer ze voor subsidie in aanmerking komen. Ook kunt u hier de kosten vinden die niet in aanmerking komen voor subsidie.

Download hier de begroting

Wij vragen u om in uw begroting aan te geven om welke kostensoort(en) het gaat. Wij kunnen uw aanvraag dan sneller behandelen. Als hulpmiddel kunt u ook ons Microsoft Excel bestand 'Format begroting' gebruiken.

Welke vijf kostensoorten gebruiken wij?

Wanneer komen de kostensoorten voor subsidie in aanmerking?

De vijf kostensoorten zijn:

  1. Loonkosten van medewerkers in dienst van de aanvrager.
    De kosten moeten horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt. Daarnaast moeten ze doelmatig en aan te tonen zijn. Wij gebruiken voor de loonkosten twee berekeningen die hieronder verder worden beschreven.
  2. Kosten voor gebruik van machines en apparatuur.
    Deze kosten komen in aanmerking voor subsidie voor de periode dat ze gebruikt worden. De kosten mogen niet volledig opgevoerd worden als ze ook voor andere zaken worden gebruikt. De kosten horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt. Dit mag voor machines en apparatuur (apparaten, machines, licenties voor software of de eventuele onderhoudskosten) die al in uw bezit zijn of die worden aangeschaft voor het uitvoeren van de activiteit.
  3. Kosten van onafhankelijke derden.
    Dit zijn kosten van geleverde materialen, diensten of inhuur van personeel. U moet hiervoor een rekening kunnen laten zien. En ze moeten van een onafhankelijke derde afkomstig zijn. Daarnaast moeten de kosten horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt en doelmatig zijn. Ook moeten de kosten betrekking hebben op activiteiten die binnen de subsidieperiode De subsidieperiode is de periode vanaf de datum dat wij de aanvraag ontvingen tot en met de datum waarop de activiteit uitgevoerd moet zijn. Deze periode staat in de brief die wij u sturen. Voor de einddatum gebruiken wij vaak de einddatum van uw project. Deze datum vragen wij u in te vullen in het aanvraagformulier. uitgevoerd zijn. 
    Als het gaat om uren van derden dan is de maximale subsidie € 130,- per uur exclusief btw.
  4. Kosten voor de inzet van vrijwilligers.
    Deze kosten komen alleen voor subsidie in aanmerking als u hiervoor een rekening kunt laten zien. Voorbeelden zijn verzekeringspremies voor vrijwilligersinzet of lunches. Het gaat hierbij niet om een urenvergoeding van vrijwilligers. Hiervoor kunt u (meestal) geen rekening laten zien.
  5. Kosten voor het verkrijgen van een controle verklaring van een onafhankelijke accountant
    De subsidie voor deze kosten bedraagt 100% van de kosten maar is pas van toepassing bij subsidies vanaf € 125.000,- en hoger. U moet, na afloop van uw project, een rekening kunnen laten zien. Deze kosten zijn niet van toepassing voor gemeenten en waterschappen.

Berekening van de loonkosten

Wij gebruiken twee berekeningen voor de interne loonkosten. U mag zelf kiezen welke u wilt gebruiken:

  1. Berekening op basis van loonkosten plus opslag: voor de berekening van de loonkosten wordt de volgende formule gehanteerd: directe loonkosten per jaar delen door 1.600 uren per fulltime medewerker, vermeerderd met maximaal 40% als vergoeding voor de indirecte kosten.
  2. Berekening op basis van een vast uurtarief van € 35,- voor eigen werkzaamheden, directe loonkosten of voor arbeidskosten van personen waarvan het loon niet duidelijk bepaald kan worden.

Uitzondering berekening interne loonkosten

Alleen aanvragers die in 2016 subsidie hebben ontvangen gebaseerd op het integraal kostprijstarief (IKT) Zoals bedoeld in artikel 1.1.5. lid 1 onder a van het oude Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2011., mogen op basis van het IKT subsidie blijven aanvragen.

Als ze voldoen aan de volgende voorwaarden

  • De kosten horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt.
  • Kosten van derden moeten betrekking hebben op activiteiten die binnen de subsidieperiode De subsidieperiode is de periode vanaf de datum dat wij de aanvraag ontvingen tot en met de datum waarop de activiteit uitgevoerd moet zijn. Deze periode staat in de brief die wij u sturen. Voor de einddatum gebruiken wij vaak de einddatum van uw project. Deze datum vragen wij u in te vullen in het aanvraagformulier. uitgevoerd zijn.
    Als uw project uitloopt meldt dit dan zo snel mogelijk via het formulier Indienen wijzigingsverzoek.
  • Er is voor dezelfde activiteit geen andere subsidie ontvangen van de provincie Overijssel.
  • Uit de begroting blijkt dat de kosten, met behulp van de gevraagde subsidie, gefinancierd kunnen worden.
  • De gevraagde subsidie is ten minste € 1.000,- of meer. Soms moet de gevraagde subsidie zelfs hoger zijn. Dit staat dan bij de betreffende subsidieregeling beschreven.
  • De kosten van een controleverklaring van de accountant komen alleen in aanmerking voor subsidie als u deze bij uw subsidieaanvraag in uw begroting heeft opgenomen. Dit geldt pas bij subsidies vanaf € 125.000,-.

Welke kosten zijn niet subsidiabel?

De volgende kosten komen niet in aanmerking voor subsidie

  • Kosten van activiteiten die buiten de subsidieperiode zijn uitgevoerd. Als de activiteit al is gestart voordat de aanvraag voor subsidie is ontvangen, dan komen alleen de kosten van het deel van de activiteit dat nog niet is uitgevoerd voor subsidie in aanmerking. In dat geval vragen wij om een overzicht van de kosten van de activiteiten die al zijn uitgevoerd.
    De kosten voor het verkrijgen van een controle verklaring van een onafhankelijke accountant komen altijd voor subsidie in aanmerking. Maar dit geldt pas bij subsidies vanaf € 125.000,- én alleen als wij daarom vragen.
  • De in de begroting opgenomen kostenpost onvoorzien.
  • Kosten die niet horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt.
  • Boetes, gerechtskosten, kosten voor financieringen, debetrente, leges.
  • Kosten voor het inhuren van een subsidieadviesbureau of andere subsidiebemiddelaar.
  • Vergoedingen voor de inzet in uren van vrijwilligers.
  • Btw. Behalve als u kunt aantonen dat de btw over de activiteit waarvoor u subsidie vraagt niet kan worden verrekend met de belastingdienst (fiscus) of via het btw-compensatiefonds.
    Btw is niet van toepassing op particuliere aanvragers.
  • Loonkosten en overheadkosten (of indirecte kosten) van eigen personeel Dit noemen wij ook wel gangbare apparaatskosten. van gemeenten en waterschappen. Behalve als zij kunnen aantonen dat deze kosten speciaal gemaakt worden voor de activiteit waarvoor zij subsidie vragen. Als intern extra uren worden ingezet voor de activiteit in plaats van inhuur van extern personeel, dan komen die uren wel voor subsidie in aanmerking.

NB Soms komen deze kosten wel voor subsidie in aanmerking maar dan staat dit in de subsidieregeling beschreven.

Meer informatie

De volledige wettekst en een toelichting op de kostensoorten kunt u nalezen in het Uitvoeringsbesluit Subsidie Overijssel 2017 (Ubs), hoofdstuk 1, artikelen 1.1.1, 1.1.5 en 1.1.6.