Hoe vraagt u subsidie aan?

Gepubliceerd op 1 oktober 2018

U vraagt de subsidie aan met het digitale aanvraagformulier

U vindt het aanvraagformulier op de subsidiepagina van een regeling. U vraagt de subsidie aan door het aanvraagformulier van de subsidie volledig in te vullen en met de gevraagde bijlagen te verzenden.

Er zijn bijlagen die wij standaard willen ontvangen. Het is verstandig om deze bijlagen gereed te hebben voordat u begint met het invullen van een formulier. Hieronder vindt u de bijlagen waar wij vaak om vragen.

Verder kunt u hier lezen wat er gebeurt nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen en wat wij van u verwachten tijdens en na de uitvoering van uw project.

Welke bijlagen vragen wij u mee te sturen met uw aanvraag?

Een begroting

Wij werken met vijf soorten kosten die in aanmerking komen voor subsidie. Wij vragen u om in uw begroting duidelijk aan te geven welke kostensoorten u gebruikt. U kunt voor de begroting gebruik maken van ons Microsoft Excel bestand 'Format begroting'. Meer informatie over de kostensoorten en het format begroting. Let op: de vijf kostensoorten komen niet altijd in aanmerking voor subsidie. Dit staat dan in de betreffende regeling. Lees daarom altijd de volledige tekst van de regeling.

Een bewijs van bankrekening

Als u voor de eerste keer subsidie aanvraagt of als uw bankrekeningnummer is gewijzigd dan vragen wij u een bewijs van bankrekening meesturen. Stuur dan een kopie van een bankafschrift mee of, bij telebankieren, een schermprint waarop naam en rekeningnummer zichtbaar zijn. Let op: stuur geen kopie van uw bankpas mee.

Een machtigingsverklaring

U kunt iemand anders vragen om voor u de subsidie aan te vragen. Stuur in dat geval een verklaring mee met uw aanvraag. U mag een eigen verklaring gebruiken maar u kunt ook gebruik maken van ons voorbeeld Machtiging (docx, 17 kB).
Het voorbeeld kan ook gebruikt worden als er sprake is van een penvoerder. Als er sprake is van een samenwerkingsverband dan is één van de deelnemers aangewezen als aanvrager (de penvoerder). Voor het penvoerder schap is (vaak) geen samenwerkingsovereenkomst vereist. Het is wel verstandig voor de deelnemers zelf om een aantal zaken vast te leggen.

Vergunningen

U heeft voor sommige activiteiten een vergunning nodig. Als u niet zeker weet of u een vergunning nodig heeft dan kunt u dit checken op de website www.vergunningenquickscan.nl.

Bijlagen nasturen

Heeft u de bijlagen niet bij de hand op het moment van aanvragen dan mag u ze ook nasturen. U maakt dan gebruik van het formulier Bijlagen nasturen.

Wat gebeurt er nadat u de aanvraag heeft ingediend?

1. Wij controleren uw aanvraag op volledigheid

Nadat u de subsidie heeft aangevraagd controleren wij eerst of uw aanvraag volledig is. Dit is de volledigheidstoets.
Als de gevraagde bijlagen ontbreken dan vragen wij u binnen vijf á tien dagen deze alsnog op te sturen. U heeft dan nog vier weken de tijd om de ontbrekende documenten op te sturen. Bij bijzondere omstandigheden kan deze periode ook langer zijn. Ontvangen wij de gevraagde stukken niet binnen de gestelde periode dan nemen wij uw aanvraag niet in behandeling.

2. Wij nemen uw aanvraag in behandeling als uw aanvraag volledig is

Na de volledigheidstoets gaan wij de inhoudelijke toets uitvoeren. Er wordt gekeken of de aanvraag voldoet aan alle gestelde voorwaarden in de subsidieregeling en of de aanvraag past binnen ons beleid.
Als de informatie die u heeft ingevuld in het formulier niet voldoende is om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen dan vragen wij u om aanvullende inhoudelijke informatie. Dit doen wij bij voorkeur per e-mail.

Wij sturen u binnen 13 weken, nadat wij uw volledige aanvraag hebben ontvangen, een brief met ons besluit. 
Als er sprake is van Europese cofinanciering, een Adviescommissie of als er een nader onderzoek moet worden ingesteld dan wordt de beschikking uiterlijk binnen 22 weken aan u verzonden. Vaak kunnen wij eerder een beslissing nemen.

Als wij niet binnen de wettelijke termijn beslissen dan kunt u om een dwangsom vragen. Informatie hierover vindt u op onze pagina 'Dwangsom bij te laat beslissen'.

3. U ontvangt een brief met ons besluit

In de brief (de verleningsbeschikking) die wij u sturen geven wij aan of u subsidie ontvangt en zo ja, voor welk bedrag. Dit kan het gevraagde bedrag zijn maar dit kan ook een lager bedrag zijn. Het bedrag wordt lager als u kosten opgeeft die niet voor subsidie in aanmerking komen.

Verder staan in de brief welke activiteiten met de subsidie uitgevoerd moeten worden. Dit doen wij op basis van de gegevens die u zelf heeft aangeleverd. Ook staat in de brief welke voorwaarden wij stellen aan de subsidie. Let op: als u de voorwaarden niet naleeft dan kan dat leiden tot een verlaging van de subsidie!.

Als u het niet eens bent met de inhoud van de beschikking dan kunt u hier tegen in bezwaar gaan

Als er een fout in de beschikking staat dan raden wij u aan om eerst contact op te nemen met het Team subsidieverlening. Als zij de fout zo kunnen corrigeren dan hoeft u geen bezwaar in te dienen. Meer informatie over bezwaar indienen.

4. Wij publiceren alle subsidies in het openbaar Subsidieregister

Als wij u subsidie geven, dan worden de volgende gegevens opgenomen in het openbare Subsidieregister:

  • uw naam (particulier) of naam van uw bedrijf of instelling;
  • plaatsnaam;
  • naam van het project;
  • verleend subsidiebedrag.

Als u een particuliere aanvrager bent dan publiceren wij uw naam alleen als u ons daarvoor toestemming geeft. Als u geen toestemming geeft dan vermelden wij ‘particulier' als aanvrager.

Wat verwachten wij van u tijdens en na de uitvoering van uw project?

Als er iets wijzigt in uw project dan moet u dit melden

Als er nadat u de subsidie heeft aangevraagd iets verandert in uw project dan bent u verplicht dit zo snel mogelijk aan ons te melden.

Op onze pagina Meldingsplicht leest u wat u moet melden en wat de gevolgen kunnen zijn als u wijzigingen niet meldt.

Als uw project klaar is vragen wij u aan te tonen dat u de activiteiten heeft uitgevoerd

Dit geldt voor alle subsidies vanaf € 25.000,- maar soms ook voor de subsidies tot een bedrag van € 25.000,-.

In de brief (de verleningsbeschikking) leest u of u moet aantonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Daar staat ook in op welke wijze en wanneer u dit moet doen. Als u dit niet doet of u bent te laat dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van de subsidie.
Voor meer informatie zie onze pagina Eindverantwoording en vaststelling.