Verantwoording en vaststelling van uw subsidie

Gepubliceerd op 5 oktober 2017

Na afloop van uw project moet u in veel gevallen achteraf een verantwoording indienen

Wij werken met drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen. De hoogte van de subsidie bepaalt welk arrangement van toepassing is. Bij de arrangementen gelden verschillende regels voor de verantwoording. In de brief (verleningsbeschikking) die u ontvangt staat ook wat wij aan verantwoording verwachten. De verantwoording kunt u indienen met het formulier 'Verzoek tot vaststelling'. U kunt de gevraagde stukken als bijlagen uploaden in het formulier.
Hieronder leest u meer over de drie verschillende verantwoordingen.

Verantwoordingsarrangementen 1, 2 en 3

Arrangement 1: subsidies tot € 25.000,- (geen verantwoording)

Wanneer de subsidie lager is dan € 25.000,- wordt de subsidie bij verlening ook direct vastgesteld. U hoeft dan als het project is afgelopen geen verantwoording in te dienen.
U moet altijd wel een administratie bijhouden. Hieruit moet blijken dat de gesubsidieerde activiteit is uitgevoerd en wat de kosten waren. Bijvoorbeeld een urenadminstratie en/of facturen en betaalbewijzen. Dit is nodig omdat wij bij een eventuele controle hierom kunnen vragen. De stukken bewaard u maximaal vijf jaar.

Wanneer moet u wel een verantwoording indienen?

Als er bij uw activiteit sprake is van staatssteun dan wordt de subsidie na afloop van het project altijd vastgesteld op de werkelijk gemaakte kosten. U maakt hiervoor gebruik van het fomulier "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (rtf, 165 kB) (rtf, 165 kB)". In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek tot vaststelling ingediend moet zijn. Dit is meestal 13 weken nadat het project is afgerond.

Of dit op uw subsidie van toepassing is leest u in de brief.

Arrangement 2: subsidies van € 25.000,- tot € 125.000,- (verantwoording over de prestaties)

Wanneer de subsidie tussen € 25.000,- en € 125.000,- bedraagt dan moet u altijd een verzoek tot vaststelling indienen. In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is meestal 13 weken nadat het project is afgerond. Het verzoek tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag, hierin staat in ieder geval:

  • of de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht.
  • of voldaan is aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals die in de brief staan.

Wanneer moet u ook kosten verantwoorden?

Als er bij uw subsidie sprake is van staatssteun of als door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden, dan stellen wij uw project vast op de werkelijk gemaakte kosten. U maakt hiervoor gebruik van het fomulier "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (rtf, 165 kB) (rtf, 165 kB)".

Of dit op uw subsidie van toepassing is leest u in de brief.

Arrangement 3: subsidies van € 125.000,- of meer (verantwoording over de prestaties én kosten)

Wanneer de subsidie € 125.000,- of hoger is dan moet u altijd een verzoek tot vaststelling indienen. In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is meestal 13 weken nadat het project is afgerond. Het verzoek tot vaststelling bevat:

  • Een inhoudelijk verslag: u beschrijft in welke mate de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn gerealiseerd.
    Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere doeleinden heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nihil vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.
  • Een overzicht van de kosten waaruit blijkt wat het totale bedrag is van de gerealiseerde subsidiabele kosten en de dekking daarvan. U moet dit, indien van toepassing, onderverdelen naar:
  1. loonkosten per medewerker in loondienst, met het bijbehorend uurtarief;
  2. de afschrijvingskosten per machine of apparaat naar rato gebruik; en
  3. de kosten van derden per factuur.
    U kunt hiervoor gebruik maken van het 'Format vaststelling arr 3 en EU subsidies' dat u kunt downloaden bovenaan deze pagina.

Verantwoording van subsidies voor 1 juli 2011

Uitstel van de verantwoording aanvragen

Subsidie ontvangen vóór 1 juli 2011?

Lees in uw brief welke voorwaarden wij hebben gesteld.
Voor enkele regelingen zijn ook specifieke voortgangs- of vaststellingsformulieren gemaakt. Of u voor uw subsidie een dergelijk formulier moet gebruiken kunt u nalezen in uw brief.
Als de regeling inmiddels is vervallen dan kunt u het specifieke formulier vinden op onze pagina Indienen rapportage, wijzigings- en vaststellingsverzoek.

Staat het document dat u zoekt er niet bij of heeft u andere vragen? Neem contact op met het subsidieloket, telefoon 038 499 8380. Bereikbaar tijdens kantooruren.

Lukt het niet om de verantwoording op tijd in te dienen?

Vraag tijdig uitstel van de verantwoording aan met het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek'. Geef in het formulier duidelijk aan waarom uitstel nodig is. Een directe link naar het formulier vindt u bovenaan deze pagina.

Let op: als u te laat bent of geen verantwoording indient als wij daarom gevraagd hebben dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie. Lees meer over de meldingsplicht.