Meldingsplicht

Gepubliceerd op 6 november 2017

U bent verplicht om wijzigingen in uw project te melden

Hoe kunt u een wijziging melden?

Waarom een meldingsplicht?

De meldingsplicht staat tegenover het vertrouwen dat wij geven. Met vertrouwen bedoelen wij: het niet standaard afleggen van verantwoording bij subsidie tot € 25.000,-, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting. 
Als u subsidie ontvangt krijgt u een brief, de zogeheten verleningsbeschikking. Hierin staat waarvoor en onder welke voorwaarden en verplichtingen u de subsidie ontvangt. Als er na de verlening van de subsidie iets verandert in uw project dan bent u dus verplicht dit zo snel mogelijk aan ons te melden.

Hieronder leest u wat u moet melden en wat de gevolgen kunnen zijn als u wijzigingen niet meldt.

Gebruik het digitale formulier om wijzigingen te melden

In het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek' geeft u duidelijk aan wat er wijzigt, wat de wijziging betekent voor uw project en hoe u denkt het op te lossen.

Meer informatie over het indienen van een wijzigingsverzoek vindt u op onze pagina Indienen tussenrapportage, wijzigings- en vaststellingsverzoek.

Welke wijzigingen moet u melden?

Welke risico's loopt u wanneer u wijzigingen niet tijdig meldt?

U maakt een melding

  • Als de activiteiten niet (precies) uitgevoerd kunnen worden zoals u bij de aanvraag heeft aangegeven.
    Voorbeelden: de activiteiten worden (ergens) anders uitgevoerd dan beschreven in de verleningsbeschikking of u wilt een activiteit aanpassen. U meldt dit en geeft aan waarom dat nodig is.
  • Als de activiteiten niet binnen de in de verleningsbeschikking vermelde projectperiode kunnen worden uitgevoerd.
    Voorbeelden: het project loopt uit omdat het aanvragen van de vergunningen vertraging heeft opgelopen of het uitvoeren van een activiteit duurt langer dan ingeschat. U meldt dit aan ons en u geeft aan wanneer u denkt klaar te zijn met het project.

Meld wijzigingen altijd zo vroeg mogelijk

Wij vragen u wijzigingen zo snel mogelijk te melden maar uiterlijk binnen twee weken nadat de wijziging heeft plaats gevonden.

Wij beoordelen of de wijziging aanleiding is om de subsidie aan te passen

U ontvangt binnen 8 weken een brief waarin wij aangeven of wij wel of niet akkoord gaan met de wijziging. Wanneer u twijfelt neem dan contact op het Subsidieloket.

Wat zien wij niet als wijziging?

Als het project wordt uitgebreid en u denkt ook voor deze nieuwe activiteiten subsidie te kunnen ontvangen dan kunt u geen gebruik maken van dit formulier. U moet een nieuwe aanvraag indienen want wij stellen een subsidie nooit hoger vast.

Als u wijzigingen niet tijdig meldt dan gaan wij over tot handhaving

U loopt dan de volgende risico's:

  • U krijgt minder subsidie.
  • U krijgt een controle bezoek van ons.
  • Uw verleningsbeschikking wordt ingetrokken of op nihil vastgesteld. Dit betekent dat u geen subsidie krijgt. Als u al een voorschot heeft ontvangen dan moet u dat terugbetalen.
  • U kunt worden opgenomen in ons onregelmatighedenregister.

Wat is het onregelmatighedenregister?

Het onregelmatighedenregister is een vertrouwelijk provinciaal register waarin subsidieontvangers staan bij wie "onregelmatigheden" zijn geconstateerd. Dit is het geval wanneer u geen melding maakt van een wijziging van feiten en omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag. U heeft bijvoorbeeld een geheel andere activiteit uitgevoerd zonder dat u dit heeft gemeld. Of u had al kosten gemaakt voordat u de subsidie bij ons had ingediend en u heeft dit niet gemeld.
Opname in dit register kan betekenen dat bij een eventuele volgende subsidie voor u strengere voorschriften gelden:

  • Wij kunnen meer of vaker controleren.
  • In het uiterste geval kunnen wij zelfs een nieuwe aanvraag preventief afwijzen.

Als u in het onregelmatighedenregister wordt opgenomen informeren wij u hierover in de vaststellingsbeschikking

Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Als de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde, tussenpersoon of bemiddelingsbureau, dan wordt deze ook geregistreerd.
De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van drie jaar in het provinciale register opgenomen, of langer als er een juridische procedure aan verbonden is die langer loopt.
Het onregelmatighedenregister voldoet aan de voorwaarden van de Wet Bescherming persoonsgegevens en is niet openbaar.