Eindverantwoording en vaststelling van uw subsidie

Gepubliceerd op 13 januari 2020

Na afloop van uw project moet u bijna altijd een eindverantwoording indienen

Hiermee toont u aan dat u de activiteiten waarvoor u subsidie kreeg ook inderdaad heeft uitgevoerd. Wij noemen dit officieel een 'verzoek tot vaststelling'.
De hoogte van de subsidie (arrangement) bepaalt wat wij willen ontvangen als eindverantwoording. In de brief (verleningsbeschikking) die u ontvangt staat wat wij aan verantwoording verwachten. De verantwoording kunt u indienen met het formulier 'Verzoek tot vaststelling'. U kunt de gevraagde stukken als bijlagen uploaden in het formulier.

Hieronder leest u meer over de drie arrangementen.

Direct naar de digitale formulieren:

Wilt u een formulier tussentijds opslaan dan moet u inloggen met uw eigen DigiD of eHerkenning (niveau EH2). Meer informatie vindt u op de pagina van het klantportaal MijnOverijssel.

Nieuw in 2020!

De volgende stukken hoeft u niet meer mee sturen bij de vaststelling ook al staat dit in de brief:

  • Een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten of een bestuursverklaring.
  • Een financieel verslag of gespecificeerde uren- en/of kostenverantwoording.

Deze gegevens vragen wij nu in het formulier 'Indienen verzoek tot vaststelling' in het onderdeel Kostenverantwoording. Bij een eventuele controle kunt u aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt.

Verantwoording voor de arrangementen 1, 2 en 3

Arrangement 1: subsidies tot € 25.000,- (geen verantwoording)

Wanneer de subsidie lager is dan € 25.000,- dan wordt de subsidie bij verlening ook direct vastgesteld. Dit betekent dat als uw project is afgelopen u geen verantwoording hoeft in te dienen.
U moet altijd wel een administratie bijhouden. Bijvoorbeeld een urenadministratie en/of facturen en betaalbewijzen. Hieruit moet blijken dat de activiteit waarvoor u de subsidie heeft ontvangen is uitgevoerd en welke kosten u gemaakt heeft. Dit is nodig omdat wij er bij een mogelijke controle om kunnen vragen. De stukken bewaard u na afloop van de subsidieperiode maximaal één jaar.

Let op

Als u voor 4 april 2018 een subsidie heeft ontvangen waarbij er sprake was van staatssteun dan moet u na afloop van uw project wel een vaststelling indienen! Gebruik hiervoor het formulier "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (rtf, 165 kB) (rtf, 145 kB)".

In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Arrangement 2: subsidies van € 25.000,- tot € 125.000,- (verantwoording over de prestaties)

Wanneer de subsidie tussen de € 25.000,- en € 125.000,- bedraagt dan vragen wij altijd om een verantwoording. U stuurt met het verzoek tot vaststelling een inhoudelijk verslag mee, hierin staat in ieder geval:

  • of de activiteiten waarvoor u de subsidie kreeg uitgevoerd zijn.
  • of u zich gehouden heeft aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals die in de brief staan.

De stukken bewaard u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

Wanneer moet u ook kosten verantwoorden?

Als er bij uw subsidie sprake is van staatssteun of als door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden, dan stellen wij uw project vast op de werkelijk gemaakte kosten. In het formulier 'Indienen verzoek tot vaststelling' vult u die kosten in volgens de kostensoorten.

Subsidies verleend vóór 1 januari 2020

Zie kopje Nieuw in 2020!.

Arrangement 3: subsidies van € 125.000,- of meer (verantwoording over de prestaties én kosten)

Wanneer de subsidie € 125.000,- of hoger is dan vragen wij altijd om een verantwoording.  U stuurt ons dan:

  • Een inhoudelijk verslag: u beschrijft in welke mate de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen zijn uitgevoerd.
    Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nul vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.
  • Een kostenverantwoording van de werkelijke kosten. Dit is een overzicht van alle kosten die u voor de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen, gemaakt heeft. Deze kosten geeft u op in het formulier 'Verzoek tot vaststelling'. Bij een eventuele controle kunt u aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt.

De stukken bewaard u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

Een controle verklaring van de accountant

U hoeft alleen een controleverklaring mee te sturen als dit genoemd staat in de brief. De controleverklaring (rtf, 58 kB) (rtf, 58 kB) levert u aan volgens ons controleprocotol (docx, 17 kB).

Verantwoording van subsidies voor 1 juli 2011

Uitstel van de verantwoording aanvragen

Heeft u subsidie ontvangen vóór 1 juli 2011?

In uw brief leest u welke voorwaarden wij hebben gesteld. Voor enkele regelingen zijn speciale voortgangs- of vaststellingsformulieren gemaakt. Of u voor uw subsidie een dergelijk formulier moet gebruiken kunt u nalezen in uw brief. De speciale formulieren staan bij de bijbehorende subsidieregeling. Als de regeling inmiddels is vervallen dan kunt u het formulier vinden op onze pagina Indienen rapportage, wijzigings- en vaststellingsverzoek.

Staat het document dat u zoekt er niet bij of heeft u andere vragen, stuur dan een mail naar subsidie@overijssel.nl.

Lukt het niet om de verantwoording op tijd in te dienen?

Vraag op tijd uitstel aan met het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek'. Geef in het formulier duidelijk aan waarom uitstel nodig is. Een directe link naar het formulier vindt u bovenaan deze pagina.

Let op: als u te laat bent of geen verantwoording indient als wij daarom gevraagd hebben, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie. Lees meer over de meldingsplicht.