Eindverantwoording en vaststelling van uw subsidie

Gepubliceerd op 7 juni 2018

Na afloop van uw project moet u bijna altijd een eindverantwoording indienen

U moet kunnen aantonen dat u de activiteiten waarvoor u subsidie kreeg ook inderdaad heeft uitgevoerd. Wij noemen dit eindverantwoording of een 'verzoek tot vaststelling'.
Wij werken met drie zogeheten uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen. De hoogte van de subsidie bepaalt welk arrangement van toepassing is. Bij de arrangementen horen verschillende regels voor de verantwoording. In de brief (verleningsbeschikking) die u ontvangt staat wat wij aan verantwoording verwachten. De verantwoording kunt u indienen met het formulier 'Verzoek tot vaststelling'. U kunt de gevraagde stukken als bijlagen uploaden in het formulier.

Hieronder leest u meer over de drie arrangementen.

Downloads

Als u bij het aanvragen van de subsidie onze begroting heeft gebruikt dan vragen wij u om ons Format vaststelling te gebruiken. Heeft u een eigen begroting opgestuurd dan adviseren wij u uw eigen format te gebruiken.

Verantwoordingsarrangementen 1, 2 en 3

Arrangement 1: subsidies tot € 25.000,- (geen verantwoording)

Wanneer de subsidie lager is dan € 25.000,- dan wordt de subsidie bij verlening ook direct vastgesteld. Dit betekent dat als uw project is afgelopen u geen verantwoording hoeft in te dienen.
U moet altijd wel een administratie bijhouden. Bijvoorbeeld een urenadminstratie en/of facturen en betaalbewijzen. Hieruit moet blijken dat de activiteit waarvoor u de subsidie heeft ontvangen is uitgevoerd en welke kosten u gemaakt heeft. Dit is nodig omdat wij bij een eventuele controle hierom kunnen vragen. De stukken bewaard u maximaal vijf jaar.

Let op: als u voor 4 april 2018 een subsidie heeft ontvangen waarbij er sprake was van staatssteun dan moet u na afloop van uw project wel een vaststelling indienen!

Gebruik hiervoor het fomulier "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (rtf, 165 kB) (rtf, 165 kB)".

In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Arrangement 2: subsidies van € 25.000,- tot € 125.000,- (verantwoording over de prestaties)

Wanneer de subsidie tussen de € 25.000,- en € 125.000,- bedraagt dan moet u altijd een verantwoording indienen. In de brief noemen wij de datum wanneer u het verzoek ingediend moet hebben. Dit is meestal 13 weken nadat het project is afgelopen. U stuurt met het verzoek tot vaststelling een inhoudelijk verslag mee, hierin staat in ieder geval:

  • of de activiteiten waarvoor u de subsidie kreeg uitgevoerd zijn.
  • of u zich gehouden heeft aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals die in de brief staan.

Uitzondering: wanneer moet u ook kosten verantwoorden?

Als er bij uw subsidie sprake is van staatssteun of als door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden, dan stellen wij uw project vast op de werkelijk gemaakte kosten. U stuurt dan ook een ingevuld formulier "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (rtf, 165 kB) (rtf, 165 kB)" mee.

In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Arrangement 3: subsidies van € 125.000,- of meer (verantwoording over de prestaties én kosten)

Wanneer de subsidie € 125.000,- of hoger is dan moet u altijd een verantwoording indienen. In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is meestal 13 weken nadat het project is afgelopen. U stuurt ons dan:

  • Een inhoudelijk verslag: u beschrijft in welke mate de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen zijn uitgevoerd.
    Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nihil vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.
  • Een overzicht van alle kosten die u, voor de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen, gemaakt heeft. Hieruit moet blijken wat het totale bedrag is en de dekking daarvan. U moet dit, als u deze kosten heeft opgegeven bij de aanvraag, onderverdelen naar:
  1. loonkosten per medewerker in loondienst, met bijbehorend uurtarief;
  2. de afschrijvingskosten per machine of apparaat naar gebruik, Dit betekent dat de kosten niet volledig opgevoerd mogen worden als de machine of het apparaat ook voor andere zaken wordt gebruikt. en/of;
  3. de kosten van derden per factuur. Let op: u hoeft de facturen niet mee te sturen behalve als wij daarom vragen.
    Als u bij uw subsidieaanvraag ons format Begroting heeft gebruik dan vragen wij u voor de vaststelling ook gebruik te maken van ons 'Format vaststelling'. U kunt deze downloaden bovenaan deze pagina.
  • Aanvullend kunnen wij nog om een controleverklaring vragen. Een controleverklaring is een verklaring die afgegeven wordt door een accountant. Die controleert of de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen zijn uitgevoerd en wat de kosten waren. U hoeft alleen een controleverklaring mee te sturen als dit genoemd staat in de brief. De controleverklaring (rtf, 58 kB) (rtf, 58 kB) levert u aan volgens het controleprocotol (docx, 17 kB).

Verantwoording van subsidies voor 1 juli 2011

Uitstel van de verantwoording aanvragen

Heeft u subsidie ontvangen vóór 1 juli 2011?

In uw brief leest u welke voorwaarden wij hebben gesteld. Voor enkele regelingen zijn speciale voortgangs- of vaststellingsformulieren gemaakt. Of u voor uw subsidie een dergelijk formulier moet gebruiken kunt u nalezen in uw brief. De speciale formulieren staan bij de bijbehorende subsidieregeling. Als de regeling inmiddels is vervallen dan kunt u het formulier vinden op onze pagina Indienen rapportage, wijzigings- en vaststellingsverzoek.

Staat het document dat u zoekt er niet bij of heeft u andere vragen? Neem contact op met het subsidieloket, telefoon 038 499 8380. Bereikbaar tijdens kantooruren.

Lukt het niet om de verantwoording op tijd in te dienen?

Vraag op tijd uitstel aan met het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek'. Geef in het formulier duidelijk aan waarom uitstel nodig is. Een directe link naar het formulier vindt u bovenaan deze pagina.

Let op: als u te laat bent of geen verantwoording indient als wij daarom gevraagd hebben, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie. Lees meer over de meldingsplicht.