Domein: Archief- en Informatiebeheer

Gepubliceerd op 28 oktober 2019

De Archiefwet verplicht alle overheden dat zij hun informatiehuishouding op orde hebben. Betrouwbare en makkelijk toegankelijke overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed werkende overheid. De kwaliteit van het openbaar bestuur en de werking van de democratie hangt er mee samen. Wat vandaag ontstaat aan overheidsinformatie wordt later archief, waar onderzoekers mee aan de slag kunnen en cultureel erfgoed ontstaat. Dit gaat niet alleen over papier; ook ieder digitaal informatieobject valt onder de definitie van de Archiefwet.

Informatie op orde

Het op orde hebben van de archiefzorg heeft onder andere betrekking op het openbaar maken, het op het juiste moment vernietigen, het correct beheren en het onder de juiste condities bewaren van informatie. Denk hierbij aan aspecten als informatieveiligheid, webarchivering (en –toegankelijkheid), emailarchivering en privacybescherming, maar ook aan zaken als de juiste temperatuur en gebruik van bewaarmaterialen in bewaarruimtes.

Systematisch toezicht

De provincie Overijssel houdt systematisch toezicht op Informatie- en archiefbeheer. Als basis geldt hiervoor de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG (2013).

Uitgangspunt voor het toezicht is de jaarlijkse verantwoording van het college van B&W als zorgdrager (dat is het door de wet aangewezen verantwoordelijke bestuursorgaan voor de vorming van het archief) aan de gemeenteraad. We gaan na in hoeverre de KPI’s worden behandeld, welke verbeterpunten er zijn en hoe de naleving van eerder opgevoerde verbeterpunten vorm heeft gekregen. Het verslag kan een uitgebreide KPI-rapportage zijn, een voortgangsverslag of een aparte paragraaf in de jaarstukken van de gemeente.

Beoordeling

Op basis van de toegezonden verslagen en eventueel aanvullende inspectiebezoeken wordt het informatie- en archiefbeheer beoordeeld volgens het toezichtkader. Afhankelijk van het oordeel kan sprake zijn van een laag toezichtregime (groen: eens per 3 jaar een inspectiebezoek), een gemiddeld toezichtregime (oranje: eens per jaar een inspectiebezoek om de voortgang te checken) of een hoog toezichtregime (rood: meerdere bezoeken per jaar). Deze beoordelingen kunnen het hele jaar door plaatsvinden, maar worden eens per jaar tegelijk gepubliceerd op de website van de provincie Overijssel.


Contactpersoon

Gerrit Bril

Telefoon: 038 499 7519

e-mail: g.bril@overijssel.nl