Verzoeken om informatie

Wat u moet weten

Hoe doe ik een verzoek om informatie?

U kunt op allerlei manieren bij de provincie om informatie vragen. Met een sms'je, een mailtje, een briefje, een telefoontje, het maakt niet uit. U moet zo duidelijk mogelijk aangegeven waarover u informatie wilt hebben. En u moet uw (e-mail)adres opgeven, zodat de informatie naar u toegestuurd kan worden. En uw telefoonnummer, zodat we vragen aan u kunnen stellen als dat nodig is. U hoeft niet in de provincie Overijssel te wonen, of in Nederland.
Vroeger kon men ook een afspraak maken om papieren dossiers in te zien. Dat is niet meer mogelijk omdat de provincie sinds een aantal jaren digitaal werkt en er geen dossiers meer zijn om in te zien. Er zijn alleen maar digitale bestanden. De provincie hoeft geen papieren dossiers meer te maken om in te zien. U kunt in plaats daarvan de informatie gewoon opvragen.
In de regel krijgt u de informatie dan zo snel mogelijk toegezonden, vooral als u om een bepaald besluit vraagt, of een beleidsregel, of een beleidsplan. Maar u kunt natuurlijk ook om veel meer informatie vragen. Dan is het verstandig om even verder te lezen.

Moet ik aangeven waarom ik informatie vraag?

Nee, u hoeft niet aan te geven waarom u de informatie wilt hebben. Het kan voorkomen, dat de ambtenaar die het verzoek behandelt, aan u wil vragen of u bepaalde stukken wilt hebben of niet. Hij of zij weet immers niet waarom u informatie wilt hebben, en of bepaalde stukken dan relevant zijn of niet. Dan zal hij of zij u bellen om dat aan u te vragen. De ambtenaar mag u niet vragen waarom u de stukken wilt hebben, en kan dus niet met u meedenken. Als u het niet erg vindt om aan de ambtenaar te vertellen waarom u het verzoek doet, dan kan dat gewoon. Hij of zij kan dan ook gerichter zoeken, en met u meedenken. Maar het hoeft niet.

Wat voor informatie kan ik opvragen?

U kunt alle informatie opvragen, die beschikbaar is over een "bestuurlijke aangelegenheid". Of het nu schriftelijke documenten zijn, films, geluidsopnames, foto's, informatie uit digitale bestanden, dat maakt niet uit. Maar het moet wel over een onderwerp gaan waar de provincie zich mee bezig houdt.
Op deze website van de provincie Overijssel kunt u lezen waar de provincie zich mee bezig houdt. Bijvoorbeeld natuur en landschap, milieu, ruimtelijke ordening, provinciale wegen en kanalen, bodemsanering, financieel toezicht op gemeenten, jeugdzorg, subsidieverlening voor cultuur, voor innovatie, landschapsbeheer, noem maar op. Dat zijn de "bestuurlijke aangelegenheden". Maar er zijn er nog meer, en u hoeft zich niet aan deze onderwerp-indeling te houden.
Ook als u niet weet of het een onderwerp is waar de provincie zich mee bezig houdt, kunt u een verzoek om informatie doen bij de provincie. Wij zijn verplicht om uw verzoek door te sturen naar het bestuursorgaan dat er wel over gaat. U krijgt daar dan bericht van en we zullen dan ook telefonisch contact met u opnemen om het uit te leggen.

Krijg ik alle informatie die ik vraag?

In de regel krijgt u alle informatie waar u om gevraagd heeft. Dat heet openbaar maken van informatie. De provincie kan evenwel besluiten om bepaalde informatie niet openbaar te maken. Die informatie krijgt u dan niet. Daar moet dan wel een goede reden voor zijn en dat vertelt de provincie u ook.
De redenen om een verzoek niet in te willigen, of om het maar gedeeltelijk in te willigen, staan in de Wet openbaarheid van bestuur. De provincie mag alleen om een reden die in die wet genoemd is, besluiten om bepaalde informatie niet openbaar te maken. Soms is het de provincie gewoon verboden om bepaalde informatie openbaar te maken.

Wanneer krijg ik de gevraagde informatie niet?

De provincie mag geen informatie openbaar maken, als dat betrekking heeft op contacten tussen de regering en de Koningin, als het de veiligheid van de Staat zou schaden, als het vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens betreft van anderen dan de provincie, maar die wel bij de provincie bekend zijn en als het gaat om informatie over persoonsgegevens, zoals namen en adressen van derden, hun geloofsovertuiging, etcetera. Openbaarmaking is in deze gevallen verboden.
De provincie heeft daarnaast de bevoegdheid om andere informatie niet openbaar te maken. Het is dus niet verboden, het mag wel, maar dan moet er een afweging gemaakt worden tussen een bijzondere belang van de overheid tegen het algemene belang van openbaarmaken. Als het bijzondere belang het zwaarste weegt, dan wordt de informatie niet verschaft. Die bijzondere belangen zijn: de Nederlandse internationale betrekkingen, financiële en economische belangen, de opsporing en vervolging van strafbare feiten, inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen, eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang dat een derde-betrokkene heeft om het eerst kennis te nemen van de informatie, het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling, de bescherming van het milieu, de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 
Tenslotte is er nog een reden om bepaalde informatie niet openbaar te maken, en dat zijn persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren in stukken, die bestemd zijn voor interne besluitvorming. Ambtelijke adviezen aan het bestuur, dus.

Wat houdt de belangenafweging in?

Als de provincie het bijzondere belang moet afwegen tegen het algemene belang, dan moet de provincie steeds in het achterhoofd houden, dat deze informatie in principe openbaar is. Als de provincie dan bijvoorbeeld kan volstaan door namen en adressen weg te laten, of op een andere manier kan zorgen dat u er niet achter kan komen over wie het gaat (anonimiseren, heet dat), dan moet de informatie op die manier verstrekt worden. Ook kan het zijn dat informatie eerst wel geheim moet blijven, om bijvoorbeeld de onderhandelingspositie van de provincie niet te schaden. Als de onderhandelingen zijn afgelopen, kan het stuk misschien wel (gedeeltelijk) openbaar worden.
Het kan dus gebeuren dat u een document ontvangt, waar stukken onleesbaar zijn gemaakt door zwarte strepen. U kunt het altijd zien, als er iets in een document is weggelaten omdat de provincie niet wil dat dit openbaar wordt, en dat wordt ook uitgelegd.
Als het niet goed mogelijk is om een document te anonimiseren, of als een derde geen toestemming geeft, of als er niets meer overblijft na het wegstrepen van niet-openbare passages, of anderszins, dan krijgt u het document niet. De provincie zal u dan vertellen dat het document bestaat, maar dat het niet openbaar gemaakt wordt en om welke reden.
De afweging die gemaakt moet worden, ligt iedere keer aan de omstandigheden van het geval.

Hoe kom ik er achter wat de belangenafweging is geweest?

Als de provincie besluit om bepaalde informatie niet, of gedeeltelijk (bijvoorbeeld geanonimiseerd) openbaar te maken, dan krijgt u daarover schriftelijk bericht, waarin wordt uitgelegd waarom u de informatie niet, of maar gedeeltelijk, krijgt. Als u het daar niet mee eens bent, dan kunt u daartegen bezwaar en beroep instellen, om op die manier een oordeel van de bestuursrechter te krijgen. De rechter mag de informatie, die de provincie niet wil verstrekken, inzien. Hij kan dan bepalen of de provincie de informatie terecht of ten onrechte niet openbaar heeft willen maken. Is het ten onrechte, dan krijgt u de informatie alsnog en krijgt u ook uw proceskosten vergoed.

Hoe lang moet ik op de informatie wachten?

De provincie moet binnen vier weken op uw verzoek beslissen. Dat kan door alle gevraagde informatie aan u toe te sturen (digitaal of op papier), of door binnen die termijn zo'n brief te sturen waarin uitgelegd wordt waarom u bepaalde informatie niet, of maar gedeeltelijk krijgt. Binnen die termijn kan de provincie besluiten om de termijn van vier weken met vier weken te verlengen. U krijgt daar bericht van. Dit kan nodig zijn, omdat bijvoorbeeld een derde betrokkene eerst toestemming moet geven. En de stukken moeten natuurlijk opgezocht worden. Daar gaat ook tijd overheen.

Zijn er kosten aan verbonden?

Nee, er zijn geen kosten aan verbonden. De provincie stelt de informatie het liefst digitaal beschikbaar, om kopieerkosten te besparen.

Waar kan ik terecht als ik vragen heb?

Als u een schriftelijk verzoek om informatie bij de provincie indient, krijgt u een schriftelijke ontvangstbevestiging over de post met daarin naam en telefoonnummer van de ambtenaar die uw verzoek in behandeling heeft. Met hem of haar kunt u dan contact opnemen. Als u op een andere manier een verzoek hebt gedaan, zal de ambtenaar die uw verzoek behandelt, telefonisch of via een e-mail met u contact opnemen om u te vertellen dat hij of zij uw verzoek behandelt. U hebt dan ook een contactpersoon.
Als u van te voren contact wilt opnemen met de provincie, dan kunt u het beste bellen met mw. mr. M.A. (Micklin) Koenders, team Juridische Zaken, telefoonnummer: 038 499 93 09. Vragen of verzoeken om informatie kunt u indienen via postbus@overijssel.nl.