Grondig onderzoek naar ict-problemen afgerond

Gepubliceerd op 6 oktober 2017

De provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle hebben een diepgaand onderzoek laten instellen naar de oorzaken van de problemen die vorig jaar zijn opgetreden in hun nieuwe, gezamenlijke computersystemen. Uit deze onafhankelijke analyse is een aantal belangrijke lessen getrokken. Een van de belangrijkste conclusies is dat bij de invoering van dergelijke complexe systemen meer externe deskundigheid nodig is.

Kampen, Zwolle en de provincie werken sinds 2013 intensief samen op het gebied van inkoop, personeels- en salarisadministratie en informatie- en communicatietechnologie (ict). Daarvoor is een aparte organisatie opgericht – het Shared Service Centre (SSC/ONS). Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de drie betrokken overheden.

Systemen vervangen

Een van de belangrijke doelstellingen van deze samenwerking was om het beheer van de computersystemen gezamenlijk uit te voeren. Daarom werd in 2014 besloten de basisstructuur van alle ict-systemen te vervangen door één nieuw systeem voor rekencapaciteit (servers) en de opslag van data. Begin 2016 werd dit systeem ingevoerd.

Al snel daarna trad er een groot aantal storingen op. Medewerkers van de drie organisaties konden bijvoorbeeld herhaaldelijk niet op de systemen inloggen waardoor de dienstverlening aan de inwoners niet voor 100 procent gegarandeerd kon worden. Er is flink aan getrokken om de problemen op te lossen. Inmiddels functioneren alle systemen naar behoren.

Aansturing versterkt

Het onderzoek, uitgevoerd door het bedrijf Lysias Consultancy, maakt onder andere duidelijk dat de complexiteit van het project is onderschat en de risico’s onvoldoende in beeld waren. Na de verstoringen in 2016 is de aansturing van het project versterkt en is waar nodig externe hulp ingeroepen. Het onderzoek is vooral bedoeld om lessen te trekken voor toekomstige projecten. Een belangrijke les is bijvoorbeeld dat op cruciale momenten in zo’n groot project er externe deskundigheid moet worden toegevoegd om risico’s tijdig te onderkennen.

Het rapport van Lysias is vandaag aangeboden aan de gemeenteraden van Zwolle en Kampen en Provinciale Staten van Overijssel. Daarnaast is een voorstel aangeboden voor een nieuwe structuur van het SCC/ONS waarmee de verantwoordelijkheden van de drie partijen helderder zijn belegd en verdeeld.